Praktisk information

Persondata/GDPR

Kolding Hotel Apartments

Personsdatapolitik

1. Persondata

Kolding Hotel Apartments er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik.

Du kan kontakte os på:

Kolding Hotel Apartments Kedelsmedgangen 2
6000 Kolding
Telefon: 75541800
E-mail: [email protected]

Kolding Hotel Apartments behandler personoplysninger om gæster, kunder, leverandører og deres kontaktpersoner i forbindelse med vores ydelser, aftaler, hjemmeside og øvrige aktiviteter. Formål og retsgrundlag fremgår af afsnit 5, 6 og 9.

Når du bestiller et ophold eller andre ydelser, eller anmoder om et tilbud, behandler Kolding Hotel Apartments de oplysninger, som er nødvendige for at indgå eller opfylde aftalen med dig. Denne behandling er ikke baseret på samtykke. Samtykke til eksempelvis nyhedsbreve, hjemmesidetjenester eller behandling af følsomme oplysninger indhentes særskilt og er ikke en del af din accept af bookingvilkårene.

2. Kolding Hotel Apartments indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Kolding Hotel Apartments på følgende vis:

● Nårengæst/kunde-ellerenrepræsentantfordenne-vælgeratindhentetilbudpåog/ellerkøbe en af Kolding Hotel Apartments serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Kolding Hotel Apartments.
● FraB2Bmarked.
● Gennembrowsercookiesogwebbeacons.
● IforbindelsemedbrugafKoldingHotelApartmentsdigitaleydelser.
● VeddeltagelseiKoldingHotelApartmentskunde/loyalitetsprogramogvedabonnementpå

Kolding Hotel Apartments nyhedsbrev.
● Frasocialemedier,reklame-oganalyseudbyderesamtoffentligeregistre.
● Viavideo-ogtv-overvågning.
● NårleverandørerindgåraftalermedKoldingHotelApartmentsellerafgivertilbud.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning, der er opsat på Kolding Hotel Apartments område, benyttes som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som Kolding Hotel Apartments indsamler

Afhængigt af din relation til os og de tjenester, du benytter, behandler Kolding Hotel Apartments følgende kategorier af personoplysninger:

● Navn,adresse,telefonnummer,e-mailadresse,fødselsdato,pasnummerelleranden identifikation, i det omfang oplysningerne er nødvendige til den pågældende behandling.
● Demografiskeoplysninger.
● Bookingoplysningerogkøbshistorik,herunderbrugafvoresappogøvrigedigitaleserviceydelser.
● Oplysningeromdeltagelseivoreskunde-ellerloyalitetsprogram.
● Oplysningerfrakundeundersøgelserogkonkurrencer.
● Oplysningerfravoressocialemedierogandredigitaleplatforme.
● Browseroplysninger,online-identifikatorersamtoplysningerombesøgoginteraktionerpå

hjemmesiden.
● Oplysningeromgæsters,kundersogleverandørersvirksomhedersamtrelevante

kontaktpersoner og nøglepersoner.
● Billederfravideoovervågning.

Du kan frivilligt give os oplysninger om særlige ønsker eller hensyn. Hvis oplysningerne vedrører eksempelvis handicap, helbred, medicin eller religiøs overbevisning (personfølsomme oplysninger) og hvis oplysningerne er nødvendige for udførelsen af kontrakten med dig (for at levere reservationen) behandles disse oplysninger i henhold til Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra B.

Hvis oplysningerne er givet til Kolding Hotel Apartments med andre formål, f.eks. for at imødekomme dine ønsker, så behandles oplysningerne på grundlag af et særskilt, udtrykkeligt samtykke, jf. Persondataforordningens artikel 6. stk. 1, litra A. Det er ikke i sig selv et samtykke, at du sender eller fortæller os om disse forhold. Samtykke indhentes, før Kolding Hotel Apartments registrerer eller på anden måde anvender oplysningerne til dette formål.

Kolding Hotel Apartments modtager også oplysninger fra rejsebureauer, andre bookingformidlere, din arbejdsgiver eller den person, der bestiller på dine vegne. Oplysningerne omfatter typisk navn, kontaktoplysninger, bookingoplysninger og oplysninger om bestilte ydelser. Kolding Hotel Apartments kan desuden modtage oplysninger fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre. I forbindelse med den konkrete behandling oplyser Kolding Hotel Apartments dig om kilden og de relevante oplysninger, hvis det ikke allerede fremgår klart af denne politik.

Når Kolding Hotel Apartments modtager oplysninger om dig fra andre, er Kolding Hotel Apartments ansvarlig for at opfylde vores oplysningspligt efter Persondataforordningens artikel 14. Kolding Hotel Apartments kan lade formidleren videregive vores information til dig, men det ændrer ikke vores ansvar. Du får oplysningerne inden for en rimelig frist og senest inden en måned efter modtagelsen, dog senest ved vores første kommunikation med dig eller første videregivelse, hvis dette sker tidligere. Dette gælder, medmindre en undtagelse til oplysningspligten finder anvendelse, eksempelvis fordi du allerede har oplysningerne.

4. Betaling med betalingskort

Kolding Hotel Apartments anvender Nets, til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Nets og Kolding Hotel Apartments er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem.

Når din betalinger med kort er gennemført, slettes dine kortoplysninger umiddelbart herefter.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Kolding Hotel Apartments behandler personoplysninger til følgende formål, i det omfang den pågældende aktivitet er relevant for dig:

● Atbesvareforespørgslerogudarbejdetilbud.
● Atadministrerebooking,betalingogleveringafophold,møder,selskaber,konferencerogøvrige

bestilte ydelser.
● Atkommunikeremeddigomdinbookingogditophold.
● Athåndtereleverandørtilbud,indkøbogsamarbejdsaftaler.
● Atadministrerekunde-ogloyalitetsprogrammersamtkonkurrencer.
● Atgennemførekundeundersøgelserogforbedrevoresydelser.
● Atudsendenyhedsbreveoggennemføremarkedsføring,statistikoganalysesombeskreveti

afsnit 9.
● Atimødekommesærligeønskeroghensyn,somduharbedtostage.
● Atforebyggekriminalitetogbeskyttegæster,medarbejdereogejendomgennem

videoovervågning.
● Atopfyldelovpligtigekravomgæsteregistreringogøvrigerelevantelovkrav.

Ved booking skal du give de oplysninger, der er nødvendige for at indgå og opfylde aftalen, herunder navn, kontaktoplysninger og de oplysninger om opholdet og betalingen, som bestillingen kræver. Hvis du ikke giver de nødvendige oplysninger, kan Kolding Hotel Apartments ikke gennemføre bestillingen eller levere den pågældende ydelse.

Ved lovpligtig gæsteregistrering indhenter Kolding Hotel Apartments fulde navn, fødselsdato og bopæl for overnattende gæster, der er fyldt 16 år, og kræver fremvisning af billedlegitimation, jf. hhv. pasbekendtgørelsens § 31 og Udlændingebekendtgørelsens § 36. Oplysningerne er et lovkrav. Hvis du ikke giver de lovpligtige oplysninger eller fremviser den krævede legitimation, kan Kolding Hotel Apartments ikke gennemføre den lovpligtige registrering og dermed ikke tilbyde opholdet på dette grundlag.

Det er frivilligt at tilmelde sig nyhedsbreve, give samtykke til statistik og markedsføring på hjemmesiden eller give følsomme oplysninger om særlige hensyn. Hvis du ikke giver samtykke, påvirker det ikke din mulighed for at bestille et almindeligt ophold. Uden nødvendige oplysninger om et særligt hensyn kan Kolding Hotel Apartments dog være ude af stand til at imødekomme netop dette ønske. Samtykkekrævende indlejret indhold er ikke tilgængeligt, før det relevante samtykke er givet.

6. Hjemmel – det juridiske grundlag for behandlingen Booking, tilbud, betaling og levering af ydelser

Kolding Hotel Apartments behandler oplysninger, som er nødvendige for at indgå eller opfylde en aftale med dig, efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Dette omfatter dine anmodninger om tilbud, booking, betaling, levering af bestilte ydelser og nødvendig kommunikation om aftalen før, under og efter opholdet. Det samme grundlag anvendes, når du som fysisk person er part i en leverandør- eller samarbejdsaftale med os. Denne behandling er ikke baseret på samtykke.

Mail gemmes i højest 1 år efter den er behandlet og/eller bestillingen er foregået.

Virksomhedskontakter og gæster, som ikke selv er aftaleparter

Hvis du er kontaktperson hos en kunde, leverandør eller samarbejdspartner, behandler Kolding Hotel Apartments nødvendige kontakt- og aftaleoplysninger efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kommunikere med virksomheden og administrere aftaleforholdet.

Hvis eksempelvis din arbejdsgiver bestiller opholdet, og du ikke selv er aftalepart, behandler Kolding Hotel Apartments de nødvendige gæste- og bookingoplysninger efter artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at administrere virksomhedens booking og levere de aftalte ydelser til dig. Hvis en formidler derimod indgår aftalen på dine vegne, og du selv er aftalepart, anvender Kolding Hotel Apartments artikel 6, stk. 1, litra b. Gæsteoplysninger gemmes i højst 2 år, medmindre der er givet samtykke til opbevaring af data. Ved samtykke gemmes persondata indtil personen ønsker det slettet.

Kundeundersøgelser og forbedring af vores ydelser

Kolding Hotel Apartments behandler almindelige personoplysninger til kundeundersøgelser og begrænset analyse af vores service efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at undersøge kundetilfredshed og forbedre vores ydelser. Behandling gennem samtykkekrævende statistik- og markedsføringsteknologier sker i stedet efter afsnit 9. Disse oplysninger gemmes i højest to år, medmindre der er givet samtykke til længere opbevaring af data.

Kunde- og loyalitetsprogrammer samt konkurrencer

Oplysninger, der er nødvendige for at administrere dit medlemskab og levere de aftalte medlemsfordele, behandles efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Det samme gælder oplysninger, der er nødvendige for at administrere din deltagelse i konkurrencer, finde vinderen og levere præmien, når deltagelsen udgør en aftale efter konkurrencevilkårene. Eventuel tilmelding til nyhedsbreve og anden samtykkebaseret behandling kræver særskilt samtykke. Ved samtykke gemmes persondata ubegrænset, indtil personen ønsker det slettet.

Videoovervågning

Kolding Hotel Apartments behandler billeder fra videoovervågning efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at forebygge kriminalitet og beskytte gæster, medarbejdere og hotellets ejendom. Overvågningen begrænses til det, der er nødvendigt til disse formål.

Ved behandling baseret på legitime interesser foretager Kolding Hotel Apartments en afvejning af vores interesse over for dine interesser og grundlæggende rettigheder. Kolding Hotel Apartments anvender kun dette grundlag, hvis behandlingen er nødvendig, og dine interesser og rettigheder ikke går forud. Al videoovervågning slettes efter 30 dage.

Følsomme oplysninger om særlige hensyn

Hvis du ønsker, at Kolding Hotel Apartments tager hensyn til eksempelvis handicap, allergier, andre helbredsforhold eller religiøs overbevisning, behandler Kolding Hotel Apartments de nødvendige følsomme oplysninger på grundlag af Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra B, hvis oplysningerne er nødvendige for udførelsen af kontrakten med dig (for at levere reservationen).

Hvis oplysningerne er givet til Kolding Hotel Apartments med andre formål, f.eks. for at imødekomme dine ønsker, så behandles oplysningerne på grundlag af et særskilt, udtrykkeligt samtykke, jf. Persondataforordningens artikel 6. stk. 1, litra A. og artikel 9, stk. 2, litra a, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1. Det er ikke i sig selv et samtykke, at du sender eller fortæller os om disse forhold. Samtykke indhentes, før Kolding Hotel Apartments registrerer eller på anden måde anvender oplysningerne til dette formål.

Oplysningerne anvendes alene til det formål, samtykket omfatter. Hvis de skal videregives til eksempelvis en restaurant eller et spacenter, indhentes også udtrykkeligt samtykke til den konkrete videregivelse.

Lovpligtig registrering

Kolding Hotel Apartments behandler oplysninger til lovpligtig gæsteregistrering efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. pasbekendtgørelsens § 31 og Udlændingebekendtgørelsens § 36. Eventuelle øvrige lovpligtige behandlinger sker efter artikel 6, stk. 1, litra c, jf.

Disse oplysninger gemmes i højest to år, medmindre der er givet samtykke til opbevaring af data.

Hjemmesidetjenester og nyhedsbreve

Retsgrundlaget for hver af de anvendte hjemmesidetjenester og for nyhedsbreve fremgår af afsnit 9. Et samtykke til disse formål er adskilt fra behandlingen af oplysninger til din booking.

7. Dine rettigheder

Du har efter Persondataforordningens rettigheder, når betingelserne for den enkelte rettighed er opfyldt:

● Indsigt:Dukanfåoplyst,omKoldingHotelApartmentsbehandleroplysningeromdig,fåadgang til oplysningerne og modtage en kopi.
● Berigtigelse:Dukanfåurigtigeoplysningerrettetogufuldstændigeoplysningersuppleret.
● Sletning:Dukanivissetilfældefåoplysningerslettet.Rettengældereksempelvisikke,hvis

fortsat behandling er nødvendig for at opfylde en lovpligtig forpligtelse eller fastlægge, gøre

gældende eller forsvare retskrav.
● Begrænsning:Dukanivissetilfældefåbehandlingenbegrænset,eksempelvismensKolding

Hotel Apartments undersøger, om oplysninger, du bestrider, er korrekte.
● Dataportabilitet:Nårbehandlingenskerautomatiskogbyggerpåsamtykkeellerkontrakt,kan

du modtage de oplysninger om dig, som du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og overføre dem til en anden dataansvarlig. Du kan få dem overført direkte, hvis det er teknisk muligt.
● Tilbagetrækningafsamtykke:Dukantilenhvertidtrækkeetsamtykketilbage.Detpåvirkerikke lovligheden af den behandling, som er sket på grundlag af samtykket inden tilbagetrækningen. Kolding Hotel Apartments ophører med den samtykkebaserede behandling. Oplysninger kan dog fortsat behandles, i det omfang et andet selvstændigt retsgrundlag gælder, eksempelvis en lovpligtig opbevaringspligt.

Ret til indsigelse

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser af grunde, der vedrører din særlige personlige situation. Kolding Hotel Apartments ophører da med behandlingen, medmindre Kolding Hotel Apartments kan påvise vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Hvis Kolding Hotel Apartments behandler dine oplysninger til direkte markedsføring, kan du til enhver tid gøre indsigelse, herunder mod profilering i det omfang, den vedrører direkte markedsføring. Kolding Hotel Apartments ophører herefter med behandlingen til dette formål.

Sådan udøver du dine rettigheder

Du kan kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 1, eksempelvis på [email protected]. Der er ikke et generelt krav om skriftlig anmodning eller underskrift. Hvis Kolding Hotel Apartments har rimelig tvivl om din identitet, kan Kolding Hotel Apartments bede om de yderligere oplysninger, som er nødvendige for at bekræfte den.

Kolding Hotel Apartments besvarer din anmodning uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. Fristen kan om nødvendigt forlænges med yderligere to måneder under hensyn til anmodningernes kompleksitet og antal. I så fald giver Kolding Hotel Apartments dig besked om forlængelsen og begrundelsen inden udløbet af den første måned. Ved elektroniske anmodninger gives svaret så vidt muligt elektronisk, medmindre du ønsker andet.

Det er som udgangspunkt gratis at udøve dine rettigheder. Ved åbenbart grundløse eller overdrevne anmodninger, især fordi de gentages, kan Kolding Hotel Apartments opkræve et rimeligt gebyr eller afvise anmodningen efter Persondataforordningens artikel 12, stk. 5. Kolding Hotel Apartments skal kunne dokumentere, at betingelserne er opfyldt. Ressourceforbrug eller teknisk kompleksitet giver ikke i sig selv grundlag for afvisning.

Rettighederne kan i konkrete tilfælde være begrænset efter Persondataforordningen og databeskyttelsesloven, herunder af hensyn til andres rettigheder. Kolding Hotel Apartments vurderer altid, om betingelserne for en begrænsning er opfyldt. Hvis Kolding Hotel Apartments ikke efterkommer din anmodning, giver Kolding Hotel Apartments dig senest en måned efter modtagelsen en begrundelse og oplysninger om muligheden for at klage til Datatilsynet og indbringe sagen for domstolene.

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Se også afsnit 10.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Kolding Hotel Apartments beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og uvedkommendes adgang. Kolding Hotel Apartments har fastlagt retningslinjer for beskyttelsen af oplysningerne.

Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, har adgang til dem.

Kolding Hotel Apartments kontrollerer løbende adgangen, tager backup og revurderer og opdaterer vores sikkerhedsprocedurer i forhold til den teknologiske udvikling. Ved et sikkerhedsbrud, som sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, underretter Kolding Hotel Apartments dig uden unødig forsinkelse efter reglerne i Persondataforordningens artikel 34.

Kolding Hotel Apartments benytter eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer og betalingsløsninger.

Når leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, indgår Kolding Hotel Apartments databehandleraftaler med dem. Andre modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres behandling.

For at levere de ydelser, du har bestilt, deler Kolding Hotel Apartments nødvendige oplysninger med relevante eksterne leverandører, eksempelvis restauranter ved bordbestilling og spacentre ved spaophold. Almindelige oplysninger deles efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når det er nødvendigt for vores aftale med dig, eller efter artikel 6, stk. 1, litra f, når du ikke selv er aftalepart. I sidstnævnte tilfælde er vores legitime interesse at levere de aftalte ydelser til de gæster, aftalen omfatter. Følsomme oplysninger, eksempelvis om allergier, videregives til disse formål alene på grundlag af dit særskilte, udtrykkelige samtykke.

Kolding Hotel Apartments videregiver også oplysninger til offentlige myndigheder, når Kolding Hotel Apartments er retligt forpligtet til det. Grundlaget er da Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. den relevante retlige forpligtelse.

De eksterne hjemmesidetjenester og eventuelle overførsler til lande uden for EU/EØS er beskrevet i afsnit 9.

Kolding Hotel Apartments sletter dine personoplysninger, når Kolding Hotel Apartments lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Det fremgår af afsnit 6 hvornår persondata slettes.

9. Tredjepartssystemer og eksterne tjenester

Kolding Hotel Apartments anvender eksterne tjenester til samtykkehåndtering, statistik, markedsføring, kommunikation og visning af indhold. Nedenfor beskrives formål og retsgrundlag for vores behandling gennem de enkelte tjenester.

Cookiebot

Kolding Hotel Apartments anvender Cookiebot fra Usercentrics A/S til at indhente, administrere og dokumentere dine valg om cookies og lignende teknologier. Tjenesten registrerer blandt andet de kategorier, du har accepteret eller afvist, og tidspunktet for dit valg.

Behandling, der er nødvendig for at dokumentere dit samtykke, sker efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. artikel 7, stk. 1. Behandling til at huske og respektere dine valg sker efter artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at administrere dine privatlivsvalg og undgå at aktivere samtykkekrævende tjenester i strid med dem.

Google

Vi anvender forskellige Google-tjenester, herunder Google Analytics og Google Tag Manager samt tjenester relateret til annoncering og måling. Afhængigt af dine samtykkevalg kan Google behandle oplysninger om din brug af hjemmesiden, herunder online-identifikatorer, oplysninger om besøg og interaktion samt oplysninger, der anvendes til statistik, annoncering og måling af kampagner. Vores behandling sker med hjemmel i dit samtykke, jf. Persondataforordningen artikel 6. stk. 1, litra a